Trend v modernem podjetju je v zadnjem času izločanje vseh nebistvenih dejavnosti iz okvira samega podjetja. Nove tehnologije namreč zahtevajo velika vlaganja v strojno in programsko opremo podjetja, izobraževanje kadrov, ki imajo opravka s to tehnologijo, prenovo procesov v podjetju. Najlažjo rešitev tako predstavlja prenos teh aktivnosti k zunanjim ponudnikom, t.i. outsourcing. Tem podjetjem je arhiviranje dokumentov osnovna dejavnost, v njej so dosegli veliko specializiranost, sledijo najnovejšim tehnologijam in tako lahko ponudijo podjetjem, ki sodelujejo z njimi, bistveno višjo raven storitve z nižjimi stroški.
V Sloveniji začetki tovrstnih izločanj segajo v čase sanacije bank v začetku devetdesetih let. Zunanji ponudnik je bil prisiljen prevzeti delavce banke, tako, da takrat problem zaupanja v zunanjega zaupanja ni bil posebej pereč. Naročniki se tako niso ukvarjali z vprašanji odgovornosti za dokumente oz. zaupnosti vsebin teh dokumentov. Vsa ta vprašanja so bila rešena na pogodbenem nivoju, ne pa na operativni ravni, ki omogoča naročniku dejanski nadzor nad izvajanjem pogodbenih določil. Kot v ostalih panogah, se je tudi v dejavnosti arhiviranja počasi zaostrila konkurenca, začela se je tehnološka borba. Nekateri ponudniki so svojo priložnost videli v nizki ceni, ki pa s seboj potegne tudi nižjo raven storitve, izpuščanje posameznih faz obdelave, kot na primer primopredaja in kontrola kvalitete. Za resne stranke taka storitev ni zanimiva, pri digitalnem arhiviranju je namreč ključno zagotavljane verodostojnosti obdelav in sledljivost postopkov.
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ni rešil vseh težav glede pravne veljave skeniranih dokumentov in arhiviranja teh digitalnih podob dokumentov. Digitalni podpis in časovni žig omogočata širitev elektronskega poslovanja, a ne odpravljata ključnih težav. Ali digitalni podpis resnično zagotavlja, da je digitalna podoba, ustvarjena s skeniranjem, istovetna izvirniku? Takšno istovetnost lahko potrdi primerjava z izvirnikom. Če pa izvirnikov po obdelavi ne smemo uničiti je digitalizacija zelo vprašljiva, saj je zmanjšanje stroškov arhivskega prostora ena najpomembnejših prednosti elektronskih arhivov. Verodostojnost digitalnih dokumentov z izvirnikom lahko sicer dokažemo tudi na osnovi primerjave vsebine podobe z npr. vsebino knjige računov, dnevnika knjiženja itd.. Eden ključnih načinov za povečanje dokazne vrednosti digitalnih dokumentov je tako le zagotavljanje celovite revizijske sledi obdelave za vsak posamezen dokument. Da bi bil zajem dokumentov v elektronsko obliko čimbolj verodostojen, je treba slediti proces zajema skozi vse postopke obdelave, takšno revizijsko sled obdelave pa arhivirati kot sestavni del dokumenta v elektronskem arhivu. Za vsako fazo postopka je potrebno ugotoviti kdo in kdaj jo je izvedel.
Pri varovanju arhivskega gradiva je med tehničnimi postopki (kopiranje, mikrofilmanje ali skeniranje) treba zagotoviti posebno varnost. Do težav prihaja predvsem v arhivih, ki nimajo mikrofilmskih naprav in morajo kopiranje arhivskega gradiva po čitalniškem redu naročati pri zunanjih izvajalcih in pri tem zagotoviti poseben osebni nadzor. Posebej je treba opozoriti na vprašanje varovanja arhivskega gradiva v primerih, ko ga posredujemo za določene upravne postopke, npr., ko je treba na sodišču predložiti originalno arhivsko gradivo in ga temu primerno tehnično obdelati in zaščititi (konzervacija, restavracija, varnostno mikrofilmanje ali skeniranje, zavarovanje, sklenitev pogodbe, itd.) (Klsinc P. P., 2008, str. 68-74).
Po zunanjem izvajanju storitev arhiviranja papirnih dokumentov v elektronsko obliko se postopek prične z odpremo dokumentov v obdelavo. Zato je potrebno pričeti z izvajanjem revizijske sledi obdelave dokumenta s postopkom odpreme.
Posamezne faze in odgovornosti so naslednje (Pauletič. 2004, str. IV-72):
- odprema na obdelavo (delavec naročnika),
- transport dokumentov na obdelavo (oznaka zabojnika),
- sprejem dokumentov na obdelavo (pred pričetkom obdelave),
- skladiščenje dokumentov (skladiščni prostor in regal),
- tehnična in vsebinska priprava pred skeniranjem (oznaka pladnja),
- skladiščenje pladnjev (skladiščni prostor in regal),
- skeniranje (oznaka naprave, paketa),
- skladiščenje skeniranih dokumentov (oznaka paketa, direktorja, strežnika),
- skladiščenje izvirnikov po obdelavi (skladiščni prostor in regal),
- komisijsko uničevanje izvirnikov dokumentov ali pospravljanje v prvotno obliko,
- transport razrezanih dokumentov na razgradnjo ali vračilo izvirnikov nazaj stranki,
- preverjanje pravilnosti strojno zajetih podatkov,
- kontrola ustreznosti obdelav in kakovosti (digitalni podpis in časovni žig),
- uvoz dokumentov v elektronski arhiv naročnika ali ponudnika,
- zapis na medije in registracija medijev v elektronskem arhivu,
- transport in dobava medijev k naročniku.
V prihodnosti nameravajo iti podjetja, ki pogodbeno izvajajo digitalno arhiviranje za zunanje naročnike v smeri prevzema t.i. „sprejemnih pisarn“. Tovrstna storitev pomeni prevzem dokumentov iz poštnega predala naročnika, njihova celovita obdelava ter distribucija v naročnikovo podatkovno bazo. Sprejemna pisarna naj bi v prihodnosti predstavljala vez med klasičnim in elektronskim poslovanjem. Namen tovrstne ponudbe je razbremeniti naročnika poslovanja s papirjem.
Nekatere dokumente je potrebno dolgoročno ohraniti tudi v izvirni, papirnati obliki. Za uspešno izvedbo te storitve je nujno izgraditi fizična skladišča, ki so dobro varovana in zaščitena pred morebitnimi nesrečami (požar, potres, poplava…).
Kratka predstavitev podjetja
Prehod na nov sodoben informacijski sistem Pošte Slovenije sovpada s časom, ko se je leta 1995 Pošta ločila od podjetja PTT. Takrat je bil informatiziran le čelni del Poštne banke ter nekateri procesi znotraj poštnih logističnih centrov, ki pa med sabo niso bili povezani. Z ločitvijo PTT podjetja se je Pošta veliko bolj tržno usmerila, največja težava pa je bila, da informatika ni morala pravočasno izpolnjevati naraščajočih zahtev uporabnikov glede novih storitev. Potrebovali so odprto in prilagodljivo informacijsko infrastrukturo, kateri bi lahko nove storitve hitro dodajali. Celoten informacijski sistem je Pošta postavila na novo, s stare osnove so prenesli le podatke. Največ pozornosti so namenili izvedbi Univerzalnega poštnega okenca, ki je podpiral standardne posle oz. procese na 1250 poštnih okencih.
Z leta v leto Pošta povečuje obseg in kakovost poštnih storitev, jih prilagaja specifičnostim strank in hkrati širi poštno omrežje. Določene storitve izvaja v sodelovanju s tujimi partnerji, kar omogoča še večjo odzivnost. V ospredju delovanja je zadovoljen naročnik. Klasične poštne storitve se v zadnjih letih nenehno dopolnjuje s sodobnimi elektronskimi storitvami. Pošta ima lastno IT in gradbeno infrastrukturo, s katero v celoti zagotavlja varno elektronsko poslovanje. Ima tudi registrirano javno certifikatsko agencijo z imenom POŠTA®CA, ki izdaja kvalificirana digitalna potrdila pravnim in fizičnim osebam. Pošta Slovenije na trgu nastopa tudi kot komercialni overitelj časovnih žigov. Preko varnih elektronskih predalov omogoča varno in zakonsko skladno posredovanje dokumentov v digitalni obliki med uporabniki sistema moja.posta.si in poslovna.posta.si. Kot ponudnik varne hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki ima pri Arhivu Republike Slovenije potrjena notranja pravila, s storitvijo E-Arhiv zagotavlja revizijsko varno hrambo digitalno podpisanih in drugih digitalnih dokumentov, ki so skladna z vsemi zakonskimi zahtevami na tem področju. Ponuja pa tudi najem nadomestnih informacijskih centrov z vso potrebno IT in komunikacijsko opremo.
Ni komentarjev:
Objavite komentar