Arhive lahko na splošno opredelimo kot zbirko listin in dokumentov, ki imajo poslovno, zgodovinsko, kulturno in znanstveno vrednost oz. kot prostor (tudi ustanovo), kjer so shranjene te listine in dokumenti. Arhivirana pisna gradiva vsebujejo pomembna dejstva, podatke, informacije, risbe, slike,... Te s splošnim izrazom imenujemo dokumenti. Arhiv jih prejme v trajno last, s čimer sprejme obvezo, da je vsebina teh dokumentov ustrezna in dostopna vsem skupnim uporabnikom. Hkrati mora zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh hranjenih informacij (Krofljič, Jerman Blažič, 2004, str. VI-54).Dokumentarno gradivo arhiviramo zaradi različnih potreb in hranimo v arhivu ustanove, dokler ne potečejo roki hranjenja, ki jih narekujejo predpisi in potrebe poslovanja ali dokler dela dokumentarnega gradiva, ki ima značaj arhivskega gradiva (trajni pomen za zgodovino, znanost ali kulturo), ne izločimo pristojnemu arhivu (Žumer, 2001, str. 48).
S pojavom elektronskih dokumentov in s tem elektronskih arhivov se je spremenila tudi sama logika arhiviranja. Ta ne temelji več samo na vzdrževanju in ohranjanju nosilcev in na njih zapisanih sporočilih, ampak predvsem na vzpostavljanju, vzdrževanju in razumevanju kontekstov, v katerih so zapisi nastali ali bili uporabljeni. Brez njih digitalni dokumenti izgubijo veljavnost in pomen.
Življenjski krog dokumentov se vrti v krogu ustvarjanja, pridobitev, kategorizacije oz. identifikacije, hranjenja in dostopa. Arhiviranje elektronskih zapisov zaznamuje zaključno funkcijo življenjskega cikla. Operacije nad elektronskimi dokumenti v arhivu se nanašajo predvsem na vlaganje in prevzemanje iz arhiva, upravljanje, osveževanje berljivosti in veljavnosti samih dokumentov ter pripadajočih atributov (npr. digitalni podpis) in nenazadnje izbris iz arhiva (Krofljič, Jerman Blažič, 2004, str. VI-54).
Osrednja težava tradicionalnih arhivov je njihova okornost. Upravljanje s papirnimi in drugimi dokumenti v analogni obliki je v primerjavi z digitalnimi komplicirano in nepregledno, še posebej, če razpolagamo z večjimi količinami podatkov, ki zahtevajo ogromne tehnične in prostorske kapacitete, kar je povezano z velikimi stroški. S pojavom elektronskih arhivov so glavne pomanjkljivosti klasičnega modela odpravljene, saj omogočajo preprosto iskanje želenih vsebin po raznih atributih dokumentov, prostorsko so ti neomejeni, dostopni časi do vsebin pa zanemarljivi...
Ne glede na tip arhiva je potrebno zagotoviti (Kroflič, Jerman Blažič, 2004, str. VI-54): - verodostojnost vsebine dokumenta,
- avtentičnost dokumenta in subjekta, ki je dokument ustvaril,
- celovitost oz. garancijo, da dokument ni bil spremenjen delno ali v celoti, - uorabnost oz. berljivost dokumenta ter v primeru podpisanih dokumentov tudi verifikacijo podpisa v daljšem ali trajnem časovnem obdobju,
- pravno veljavnost arhivskega dokumenta.
Prednosti in slabosti elektronskega arhiva
V primerjavi s klasičnimi arhivi imajo njihove elektronske izpeljanke številne prednosti in seveda tudi slabosti.
Najpogostejše prednosti so:
- najnižji možni stroški hranjenja in transporta arhiviranih gradiv,
- varno in pregledno okolje arhiva,
- lažje upravljanje in vzdrževanje poenotenja podatkovne baze dokumentov,
- prilagodljivost novim standardom na področju digitalnega arhiviranja,
- indeksiranje vsebin z možnostjo iskanja po različnih tipih datotek,
- pri rednem ustvarjanju rezervnih kopij zelo mala verjetnost izgube vsebin,
- razpoložljivost zajetih dokumentov kadarkoli in kjerkoli,
- zmanjšani stroški tiskanja, vsaka natisnjena kopija je maksimalno kvalitetna,
- izboljšana klima v podjetju, saj je odpravljeno zastarelo, neučinkovito poslovanje,
- večja kvaliteta storitev in posledično bolj zadovoljne stranke,
- boljše osredotočenje na osnoven cilje podjetja.
Po drugi strani imajo elektronski arhivi tudi nekatere slabosti. Tovrstna tehnologija je sorazmerno nova in se še vedno hitro spreminja. Nekatera področja v celoti še niso urejena, a se stanje hitro izboljšuje, saj se z njim ukvarjajo številne svetovne institucije.
Izpostavila bi temeljne probleme digitalnih arhivov:
- spreminjanje in zastarelost tehnologije,
- problem dolgoročnega hranjenja elektronskih vsebin,
- problem migracije vsebin,
- tehnična in pravna vprašanja,..
Digitalne informacije nastajajo v okolju, ki je v veliki meri odvisno od strojne (angl. Hardware) in programske (angl. Software) opreme. Proizvajalci take opreme so pred težavno dilemo, saj se morajo odločiti med skladnostjo s prvotnimi verzijami in konkurenčno borbo, ki zahteva stalno uvajanje novosti, ki spreminjajo obstoječe formate. V preteklosti so kot glavno težavo dolgotrajnega hranjenja vsebin navajali predvsem fizične nosilce, na katerih so se le-te nahajale. Današnje raziskave pa kažejo, da se celoten cikel zamenjave strojne programske opreme in procesov v podjetju zgodi vsakih 2 do 5 let. V primerjavi s takim tempom uvajanja novosti imajo celo najbolj občutljivi fizični nosilci dolgo življenjsko dobo. Zastaranju nosilcev se lahko izognemo s kopiranjem podatkov na nove oblike medijev. Bolj problematična je kompatibilnost prvotnih formatov podatkov z novimi strojnimi in programskimi rešitvami. Idealno bi bilo, če bi lahko zagotovili dolgoročno hranjenje vsebin v formatu, ki je neodvisen od tehnologije. Migracija je občasen prenos digitalnih vsebin iz ene kombinacije strojne in programske opreme na drugo, ponavadi tehnološko bolj izpopolnjeno. Namen migracije je ohraniti integriteto digitalnih objektov in zagotoviti, da uporabniki lahko iščejo, prikazujejo in drugače uporabljajo vsebine v primeru sprememb tehnologije. V tako hitro spreminjajočem se in neurejenem okolju so zelo natančni in globalno poenoteni standardi nuja.
Pravni vidik elektronskega arhiviranja
a
Na področju informacijskih tehnologij smo bili v zadnjih dveh desetletjih priča izjemno hitremu tehnološkemu razvoju, kar je v veliki meri spremenilo tudi nekatere zadeve v arhivstiki, predvsem pa odnos samih ustvarjalcev do dokumentarnega in arhivskega gradiva. To področje je bilo potrebno nujno urediti tudi s pravnega vidika. Tako je bil v Sloveniji leta 2000 sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, 2000), ki opredeljuje elektronsko poslovanje z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije ter uporabo elektronskega podpisa v sodnih, upravnih in drugih postopkih. Največji pomen zakona je sicer v izenačitvi elektronskega podpisa z ročnim. Nesprejetje tega zakona bi pripeljalo do velikih ovir pri uvajanju elektronskega poslovanja v vse segmente gospodarstva.
Najpomembnejši pa je prav gotovo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter gradivih (ZVDAGA, 2006), ta namreč opredeljuje hrambo klasičnega in elektronskega dokumenta, ki se lahko hrani klasično ali elektronsko. Tako lahko dokumente na ustrezen način pretvorimo iz papirnate v digitalno obliko, iz ene digitalne oblike v drugo (npr. obliko za dolgoročno hrambo, če je rok hrambe več kot 5 let) in takšne tudi hranimo.
Pravilnik o arhiviranju
Arhiviranje dokumentov v podjetju je logična posledica poslovanja, s tem povezanih potreb pri ohranjanju vsebin ter zakonskih zahtev, ki določajo katere dokumente in koliko časa jih je potrebno hraniti. Poleg tega podjetje hrani določene dokumente tudi zaradi zasebnega pravnega interesa (npr. razne pogodbe, dokazi,...). Ne glede na to, kako gledamo na arhiviranje, je vedno opaziti pravni smoter. Zakoni poleg vprašanja, zakaj arhivirati, določajo tudi odgovore na vprašanji kaj in kako arhivirati?
Vprašanje o tem kaj arhivirati, se v pretežni meri nanaša na množico dokumentov in podatkov podjetju, ki jih je smiselno hraniti. Vprašanje kako arhivirati, pa je samo po sebi bolj kompleksno in se nanaša na samo določitev postopkov arhiviranja, izpolnjevanje zakonskih zahtev, izbiro tehnologije in ročnost arhiviranja. Vsi odgovori na ta vprašanja morajo biti v sodobnih podjetjih zapisani v splošnih pravnih aktih, to je v pravilnikih oz. politikah arhiviranja. Politika hranjenja mora biti udejanjena tudi v praksi, kar pomeni, da so zaposleni zavezani k njenemu spoštovanju (pri tem mislim predvsem na pogodbo o zaposlitvi z navedenimi disciplinskimi ukrepi).
Zgoraj navedena vprašanja (zakaj, kaj in kako) se v pravilniku obdelajo v naslednjih konkretnih področjih (Berčič, 2004, str. V–2):
- klasifikacija dokumentov in podatkov organizacije,
- razlogi za arhiviranje in zakonska podlaga,
- ročnost arhiviranja,
- zahteve arhiviranja,
- tehnologija arhiviranja,
- procesi arhiviranja in notranje poslovanje.
Po vsebinski klasifikaciji se pojavljajo naslednje kategorije (Berčič, 2004, str. V-3): - računovodske listine,
- pravni dokumenti (pogodbe, ponudbe),
- poslovna komunikacija (dopisi, e-pošta),
- seznami (zaposlenih, poslovnih partnerjev, osnovnih sredstev, programske opreme...),
- različni načrti in politike (poslovni in strateški načrt, varnostna, trženjska politika...),
- informacijska intelektualna lastnina (izvorna koda programov, spletne strani, slike...),
- računalniški dokazi (vdori v sistem, dnevniški zapisi).
Dokumentom, ki so bili uspešno klasificirani, se nato pripišejo zakonske podlage za njihovo hranjenje. Hranjenje je lahko obvezno, dopustno ali pa celo prepovedano. Na podlagi klasifikacije in zakonskih podlag se dokumenti razvrstijo na tiste, ki se bodo hranili in tiste, ki se ne bodo. Razlogi za oz. proti so različni: zakonske zahteve, zasebni pravni interes, poslovni interes, reduciranje stroškov... Preobsežno shranjevanje dokumentov je lahko prav tako kaznivo kot premajhno arhiviranje. Primer tega je shranjevanje osebnih podatkov, kar je v praksi pogost prekršek. Za dokumente, ki gredo v arhiviranje, se iz zakonov razbere točnost hranjenja.
Iz vrste dokumentacije je prav tako nujno določiti same zahteve oz. načela shranjevanja za vsak posamezen tip dokumenta oz. dovoljene operacije med njimi (tukaj gre predvsem za določitev dostopnosti do podatkov, kdaj je pomembna nespremenljivost podatkov, kdaj je potrebno nujno zagotoviti zaupnost, sledljivost operacij...). Bistvena je tudi določitev skupin podatkov in uporabniških pravic pri operacijah z dokumenti.
Iz teh že konkretnih zahtev, se določi najustreznejšo tehnologijo shranjevanja. V preteklosti je bila to predvsem papirnata oblika in mikrofilm, za nas pa so bile zanimive elektronske rešitve (relacijske podatkov baze, tekstovne, multimedijske zbirke podatkov). Sami zakoni podajajo konkretne zahteve za shranjevanje posameznih vrst podatkov, tem zahtevam pa tako zakoni posredno določajo izbor tehnologij.
Na koncu se na podlagi zgoraj navedenih korakov popišejo faze zajemanja, transformacije, evidentiranja, shranjevanja, branja, dodajanja, brisanja ter vzdrževanja podatkov in dokumentov. Ne smemo pozabiti niti na uničenje vsebin, ko potečejo zakonsko predpisani roki hranjenja.
Ni komentarjev:
Objavite komentar