Uvod

Človek že stoletja dolgo zapisuje raznovrstne vsebine na različne nosilce. V začetku so bili to les, kamen, kasneje papir, danes pa prevladuje elektronski zapis dokumentov. Ena največjih težav, s katerim se danes spopadajo v podjetjih je nadzor vedno večjega števila dokumentov. Sisitemi za elektronsko obvladovanje dokumentacije predstavljajo vitalni del organizacije in pomenijo povečanje produktivnosti, dodane vrednosti, izboljšajo komunikacijo s poslovnimi partnerji in hkrati tudi zmanjšujejo stroške celotnega poslovanja.

V nalogi sem prikazala probleme klasičnega arhiviranja, ki pa se pri digitalnem formatu še potencirajo. Zavedati se je potrebno dejstva, da je na področju informatike razvoj tako hiter, da mu tudi strokovnjaki iz specializiranih podjetij le stežka sledijo. Novosti se v tej panogi pojavljajo dnevno. Izjema niso niti sistemi za upravljanje z dokumenti, ki so dobili sodobno podobo. Vedno bolj je prisotno vprašanje, kdaj je obstoječ sistem tako zastarel, da so spremembe nujne oziroma katere novosti je smiselno uvesti. Vse to pa je močno povezano z rentabilnostjo. Investicija se namreč mora povrniti, poleg tega pa je stalno spreminjanje in uvajanje novosti za uporabnika moteče in mu dela ne olajšuje. V zadnjem času se elektronsko upravljanje z dokumenti v slovenskem prostoru uporablja v veliki meri. V veliki večini gre za povzemanje tujih rešitev in tudi naša zakonodaja še ni uspela rešiti vseh odprtih vprašanj, ki se pojavljajo na tem področju. V nadaljevanju naloge sem opisala E-Arhiv Pošte Slovenije, kjer sem tudi zaposlena.

Z rastjo uporabe elektronskih dokumentov in elektronsko podpisanih dokumentov postaja varno arhiviranje nastale dokumentacije v izključno elektronski obliki vedno bolj pomembno vprašanje. Pri poslovanju modernega podjetja so informacije ključnega pomena. V primeru ogroženosti informacij je v nevarnosti obstoj podjetja kot celote. S pojmom varno je mišljeno tudi elektronsko arhiviranje na način, ki zagotavlja elektronskim dokumentom verodostojnost v upravnih ali poslovnih postopkih in legitimnost na sodišču.

Seminarsko nalogo z naslovom Pošta Slovenije - ponudnik storitve e-arhiviranja sem si zamislila kot kratek pregled sistema Pošte Slovenije za elektronsko upravljanje z dokumenti. V poglavju sem opredelila prednosti in slabosti digitalnega arhiviranja ter tehnične in pravne zahteve le-tega. Nato sem se sredotočila na oddajanje storitev elektronskega arhiviranja zunanjemu ponudniku in uvajanje sistema za varovanje in zaščito informacij v podjetju. Povzela sem elektronsko storitev Pošte Slovenije moja.posta.si, ki ponuja tudi storitve elektronskega arhiviranja za fizične osebe.

Video: Prikaz arhiviranja dokumentov