Uvod

Človek že stoletja dolgo zapisuje raznovrstne vsebine na različne nosilce. V začetku so bili to les, kamen, kasneje papir, danes pa prevladuje elektronski zapis dokumentov. Ena največjih težav, s katerim se danes spopadajo v podjetjih je nadzor vedno večjega števila dokumentov. Sisitemi za elektronsko obvladovanje dokumentacije predstavljajo vitalni del organizacije in pomenijo povečanje produktivnosti, dodane vrednosti, izboljšajo komunikacijo s poslovnimi partnerji in hkrati tudi zmanjšujejo stroške celotnega poslovanja.

V nalogi sem prikazala probleme klasičnega arhiviranja, ki pa se pri digitalnem formatu še potencirajo. Zavedati se je potrebno dejstva, da je na področju informatike razvoj tako hiter, da mu tudi strokovnjaki iz specializiranih podjetij le stežka sledijo. Novosti se v tej panogi pojavljajo dnevno. Izjema niso niti sistemi za upravljanje z dokumenti, ki so dobili sodobno podobo. Vedno bolj je prisotno vprašanje, kdaj je obstoječ sistem tako zastarel, da so spremembe nujne oziroma katere novosti je smiselno uvesti. Vse to pa je močno povezano z rentabilnostjo. Investicija se namreč mora povrniti, poleg tega pa je stalno spreminjanje in uvajanje novosti za uporabnika moteče in mu dela ne olajšuje. V zadnjem času se elektronsko upravljanje z dokumenti v slovenskem prostoru uporablja v veliki meri. V veliki večini gre za povzemanje tujih rešitev in tudi naša zakonodaja še ni uspela rešiti vseh odprtih vprašanj, ki se pojavljajo na tem področju. V nadaljevanju naloge sem opisala E-Arhiv Pošte Slovenije, kjer sem tudi zaposlena.

Z rastjo uporabe elektronskih dokumentov in elektronsko podpisanih dokumentov postaja varno arhiviranje nastale dokumentacije v izključno elektronski obliki vedno bolj pomembno vprašanje. Pri poslovanju modernega podjetja so informacije ključnega pomena. V primeru ogroženosti informacij je v nevarnosti obstoj podjetja kot celote. S pojmom varno je mišljeno tudi elektronsko arhiviranje na način, ki zagotavlja elektronskim dokumentom verodostojnost v upravnih ali poslovnih postopkih in legitimnost na sodišču.

Seminarsko nalogo z naslovom Pošta Slovenije - ponudnik storitve e-arhiviranja sem si zamislila kot kratek pregled sistema Pošte Slovenije za elektronsko upravljanje z dokumenti. V poglavju sem opredelila prednosti in slabosti digitalnega arhiviranja ter tehnične in pravne zahteve le-tega. Nato sem se sredotočila na oddajanje storitev elektronskega arhiviranja zunanjemu ponudniku in uvajanje sistema za varovanje in zaščito informacij v podjetju. Povzela sem elektronsko storitev Pošte Slovenije moja.posta.si, ki ponuja tudi storitve elektronskega arhiviranja za fizične osebe.

Video: Prikaz arhiviranja dokumentov

Elektronski arhiv

Arhive lahko na splošno opredelimo kot zbirko listin in dokumentov, ki imajo poslovno, zgodovinsko, kulturno in znanstveno vrednost oz. kot prostor (tudi ustanovo), kjer so shranjene te listine in dokumenti. Arhivirana pisna gradiva vsebujejo pomembna dejstva, podatke, informacije, risbe, slike,... Te s splošnim izrazom imenujemo dokumenti. Arhiv jih prejme v trajno last, s čimer sprejme obvezo, da je vsebina teh dokumentov ustrezna in dostopna vsem skupnim uporabnikom. Hkrati mora zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh hranjenih informacij (Krofljič, Jerman Blažič, 2004, str. VI-54).

Dokumentarno gradivo arhiviramo zaradi različnih potreb in hranimo v arhivu ustanove, dokler ne potečejo roki hranjenja, ki jih narekujejo predpisi in potrebe poslovanja ali dokler dela dokumentarnega gradiva, ki ima značaj arhivskega gradiva (trajni pomen za zgodovino, znanost ali kulturo), ne izločimo pristojnemu arhivu (Žumer, 2001, str. 48).

S pojavom elektronskih dokumentov in s tem elektronskih arhivov se je spremenila tudi sama logika arhiviranja. Ta ne temelji več samo na vzdrževanju in ohranjanju nosilcev in na njih zapisanih sporočilih, ampak predvsem na vzpostavljanju, vzdrževanju in razumevanju kontekstov, v katerih so zapisi nastali ali bili uporabljeni. Brez njih digitalni dokumenti izgubijo veljavnost in pomen.

Življenjski krog dokumentov se vrti v krogu ustvarjanja, pridobitev, kategorizacije oz. identifikacije, hranjenja in dostopa. Arhiviranje elektronskih zapisov zaznamuje zaključno funkcijo življenjskega cikla. Operacije nad elektronskimi dokumenti v arhivu se nanašajo predvsem na vlaganje in prevzemanje iz arhiva, upravljanje, osveževanje berljivosti in veljavnosti samih dokumentov ter pripadajočih atributov (npr. digitalni podpis) in nenazadnje izbris iz arhiva (Krofljič, Jerman Blažič, 2004, str. VI-54).

Osrednja težava tradicionalnih arhivov je njihova okornost. Upravljanje s papirnimi in drugimi dokumenti v analogni obliki je v primerjavi z digitalnimi komplicirano in nepregledno, še posebej, če razpolagamo z večjimi količinami podatkov, ki zahtevajo ogromne tehnične in prostorske kapacitete, kar je povezano z velikimi stroški. S pojavom elektronskih arhivov so glavne pomanjkljivosti klasičnega modela odpravljene, saj omogočajo preprosto iskanje želenih vsebin po raznih atributih dokumentov, prostorsko so ti neomejeni, dostopni časi do vsebin pa zanemarljivi...

Ne glede na tip arhiva je potrebno zagotoviti (Kroflič, Jerman Blažič, 2004, str. VI-54): - verodostojnost vsebine dokumenta,
- avtentičnost dokumenta in subjekta, ki je dokument ustvaril,
- celovitost oz. garancijo, da dokument ni bil spremenjen delno ali v celoti, - uorabnost oz. berljivost dokumenta ter v primeru podpisanih dokumentov tudi verifikacijo podpisa v daljšem ali trajnem časovnem obdobju,
- pravno veljavnost arhivskega dokumenta.

Prednosti in slabosti elektronskega arhiva

V primerjavi s klasičnimi arhivi imajo njihove elektronske izpeljanke številne prednosti in seveda tudi slabosti.

Najpogostejše prednosti so:
- najnižji možni stroški hranjenja in transporta arhiviranih gradiv,
- varno in pregledno okolje arhiva,
- lažje upravljanje in vzdrževanje poenotenja podatkovne baze dokumentov,
- prilagodljivost novim standardom na področju digitalnega arhiviranja,
- indeksiranje vsebin z možnostjo iskanja po različnih tipih datotek,
- pri rednem ustvarjanju rezervnih kopij zelo mala verjetnost izgube vsebin,
- razpoložljivost zajetih dokumentov kadarkoli in kjerkoli,
- zmanjšani stroški tiskanja, vsaka natisnjena kopija je maksimalno kvalitetna,
- izboljšana klima v podjetju, saj je odpravljeno zastarelo, neučinkovito poslovanje,
- večja kvaliteta storitev in posledično bolj zadovoljne stranke,
- boljše osredotočenje na osnoven cilje podjetja.

Po drugi strani imajo elektronski arhivi tudi nekatere slabosti. Tovrstna tehnologija je sorazmerno nova in se še vedno hitro spreminja. Nekatera področja v celoti še niso urejena, a se stanje hitro izboljšuje, saj se z njim ukvarjajo številne svetovne institucije.

Izpostavila bi temeljne probleme digitalnih arhivov:
- spreminjanje in zastarelost tehnologije,
- problem dolgoročnega hranjenja elektronskih vsebin,
- problem migracije vsebin,
- tehnična in pravna vprašanja,..

Digitalne informacije nastajajo v okolju, ki je v veliki meri odvisno od strojne (angl. Hardware) in programske (angl. Software) opreme. Proizvajalci take opreme so pred težavno dilemo, saj se morajo odločiti med skladnostjo s prvotnimi verzijami in konkurenčno borbo, ki zahteva stalno uvajanje novosti, ki spreminjajo obstoječe formate. V preteklosti so kot glavno težavo dolgotrajnega hranjenja vsebin navajali predvsem fizične nosilce, na katerih so se le-te nahajale. Današnje raziskave pa kažejo, da se celoten cikel zamenjave strojne programske opreme in procesov v podjetju zgodi vsakih 2 do 5 let. V primerjavi s takim tempom uvajanja novosti imajo celo najbolj občutljivi fizični nosilci dolgo življenjsko dobo. Zastaranju nosilcev se lahko izognemo s kopiranjem podatkov na nove oblike medijev. Bolj problematična je kompatibilnost prvotnih formatov podatkov z novimi strojnimi in programskimi rešitvami. Idealno bi bilo, če bi lahko zagotovili dolgoročno hranjenje vsebin v formatu, ki je neodvisen od tehnologije. Migracija je občasen prenos digitalnih vsebin iz ene kombinacije strojne in programske opreme na drugo, ponavadi tehnološko bolj izpopolnjeno. Namen migracije je ohraniti integriteto digitalnih objektov in zagotoviti, da uporabniki lahko iščejo, prikazujejo in drugače uporabljajo vsebine v primeru sprememb tehnologije. V tako hitro spreminjajočem se in neurejenem okolju so zelo natančni in globalno poenoteni standardi nuja.

Pravni vidik elektronskega arhiviranja

a

Na področju informacijskih tehnologij smo bili v zadnjih dveh desetletjih priča izjemno hitremu tehnološkemu razvoju, kar je v veliki meri spremenilo tudi nekatere zadeve v arhivstiki, predvsem pa odnos samih ustvarjalcev do dokumentarnega in arhivskega gradiva. To področje je bilo potrebno nujno urediti tudi s pravnega vidika. Tako je bil v Sloveniji leta 2000 sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, 2000), ki opredeljuje elektronsko poslovanje z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije ter uporabo elektronskega podpisa v sodnih, upravnih in drugih postopkih. Največji pomen zakona je sicer v izenačitvi elektronskega podpisa z ročnim. Nesprejetje tega zakona bi pripeljalo do velikih ovir pri uvajanju elektronskega poslovanja v vse segmente gospodarstva.
Najpomembnejši pa je prav gotovo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter gradivih (ZVDAGA, 2006), ta namreč opredeljuje hrambo klasičnega in elektronskega dokumenta, ki se lahko hrani klasično ali elektronsko. Tako lahko dokumente na ustrezen način pretvorimo iz papirnate v digitalno obliko, iz ene digitalne oblike v drugo (npr. obliko za dolgoročno hrambo, če je rok hrambe več kot 5 let) in takšne tudi hranimo.

a

Pravilnik o arhiviranju

Arhiviranje dokumentov v podjetju je logična posledica poslovanja, s tem povezanih potreb pri ohranjanju vsebin ter zakonskih zahtev, ki določajo katere dokumente in koliko časa jih je potrebno hraniti. Poleg tega podjetje hrani določene dokumente tudi zaradi zasebnega pravnega interesa (npr. razne pogodbe, dokazi,...). Ne glede na to, kako gledamo na arhiviranje, je vedno opaziti pravni smoter. Zakoni poleg vprašanja, zakaj arhivirati, določajo tudi odgovore na vprašanji kaj in kako arhivirati?
Vprašanje o tem kaj arhivirati, se v pretežni meri nanaša na množico dokumentov in podatkov podjetju, ki jih je smiselno hraniti. Vprašanje kako arhivirati, pa je samo po sebi bolj kompleksno in se nanaša na samo določitev postopkov arhiviranja, izpolnjevanje zakonskih zahtev, izbiro tehnologije in ročnost arhiviranja. Vsi odgovori na ta vprašanja morajo biti v sodobnih podjetjih zapisani v splošnih pravnih aktih, to je v pravilnikih oz. politikah arhiviranja. Politika hranjenja mora biti udejanjena tudi v praksi, kar pomeni, da so zaposleni zavezani k njenemu spoštovanju (pri tem mislim predvsem na pogodbo o zaposlitvi z navedenimi disciplinskimi ukrepi).

Zgoraj navedena vprašanja (zakaj, kaj in kako) se v pravilniku obdelajo v naslednjih konkretnih področjih (Berčič, 2004, str. V–2):
- klasifikacija dokumentov in podatkov organizacije,
- razlogi za arhiviranje in zakonska podlaga,
- ročnost arhiviranja,
- zahteve arhiviranja,
- tehnologija arhiviranja,
- procesi arhiviranja in notranje poslovanje.

Po vsebinski klasifikaciji se pojavljajo naslednje kategorije (Berčič, 2004, str. V-3): - računovodske listine,
- pravni dokumenti (pogodbe, ponudbe),
- poslovna komunikacija (dopisi, e-pošta),
- seznami (zaposlenih, poslovnih partnerjev, osnovnih sredstev, programske opreme...),
- različni načrti in politike (poslovni in strateški načrt, varnostna, trženjska politika...),
- informacijska intelektualna lastnina (izvorna koda programov, spletne strani, slike...),
- računalniški dokazi (vdori v sistem, dnevniški zapisi).

Dokumentom, ki so bili uspešno klasificirani, se nato pripišejo zakonske podlage za njihovo hranjenje. Hranjenje je lahko obvezno, dopustno ali pa celo prepovedano. Na podlagi klasifikacije in zakonskih podlag se dokumenti razvrstijo na tiste, ki se bodo hranili in tiste, ki se ne bodo. Razlogi za oz. proti so različni: zakonske zahteve, zasebni pravni interes, poslovni interes, reduciranje stroškov... Preobsežno shranjevanje dokumentov je lahko prav tako kaznivo kot premajhno arhiviranje. Primer tega je shranjevanje osebnih podatkov, kar je v praksi pogost prekršek. Za dokumente, ki gredo v arhiviranje, se iz zakonov razbere točnost hranjenja.

Iz vrste dokumentacije je prav tako nujno določiti same zahteve oz. načela shranjevanja za vsak posamezen tip dokumenta oz. dovoljene operacije med njimi (tukaj gre predvsem za določitev dostopnosti do podatkov, kdaj je pomembna nespremenljivost podatkov, kdaj je potrebno nujno zagotoviti zaupnost, sledljivost operacij...). Bistvena je tudi določitev skupin podatkov in uporabniških pravic pri operacijah z dokumenti.

Iz teh že konkretnih zahtev, se določi najustreznejšo tehnologijo shranjevanja. V preteklosti je bila to predvsem papirnata oblika in mikrofilm, za nas pa so bile zanimive elektronske rešitve (relacijske podatkov baze, tekstovne, multimedijske zbirke podatkov). Sami zakoni podajajo konkretne zahteve za shranjevanje posameznih vrst podatkov, tem zahtevam pa tako zakoni posredno določajo izbor tehnologij.

Na koncu se na podlagi zgoraj navedenih korakov popišejo faze zajemanja, transformacije, evidentiranja, shranjevanja, branja, dodajanja, brisanja ter vzdrževanja podatkov in dokumentov. Ne smemo pozabiti niti na uničenje vsebin, ko potečejo zakonsko predpisani roki hranjenja.

Video: Shranjevanje dokumentov

Arhiviranje pri zunanjem ponudniku

Trend v modernem podjetju je v zadnjem času izločanje vseh nebistvenih dejavnosti iz okvira samega podjetja. Nove tehnologije namreč zahtevajo velika vlaganja v strojno in programsko opremo podjetja, izobraževanje kadrov, ki imajo opravka s to tehnologijo, prenovo procesov v podjetju. Najlažjo rešitev tako predstavlja prenos teh aktivnosti k zunanjim ponudnikom, t.i. outsourcing. Tem podjetjem je arhiviranje dokumentov osnovna dejavnost, v njej so dosegli veliko specializiranost, sledijo najnovejšim tehnologijam in tako lahko ponudijo podjetjem, ki sodelujejo z njimi, bistveno višjo raven storitve z nižjimi stroški.

V Sloveniji začetki tovrstnih izločanj segajo v čase sanacije bank v začetku devetdesetih let. Zunanji ponudnik je bil prisiljen prevzeti delavce banke, tako, da takrat problem zaupanja v zunanjega zaupanja ni bil posebej pereč. Naročniki se tako niso ukvarjali z vprašanji odgovornosti za dokumente oz. zaupnosti vsebin teh dokumentov. Vsa ta vprašanja so bila rešena na pogodbenem nivoju, ne pa na operativni ravni, ki omogoča naročniku dejanski nadzor nad izvajanjem pogodbenih določil. Kot v ostalih panogah, se je tudi v dejavnosti arhiviranja počasi zaostrila konkurenca, začela se je tehnološka borba. Nekateri ponudniki so svojo priložnost videli v nizki ceni, ki pa s seboj potegne tudi nižjo raven storitve, izpuščanje posameznih faz obdelave, kot na primer primopredaja in kontrola kvalitete. Za resne stranke taka storitev ni zanimiva, pri digitalnem arhiviranju je namreč ključno zagotavljane verodostojnosti obdelav in sledljivost postopkov.

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ni rešil vseh težav glede pravne veljave skeniranih dokumentov in arhiviranja teh digitalnih podob dokumentov. Digitalni podpis in časovni žig omogočata širitev elektronskega poslovanja, a ne odpravljata ključnih težav. Ali digitalni podpis resnično zagotavlja, da je digitalna podoba, ustvarjena s skeniranjem, istovetna izvirniku? Takšno istovetnost lahko potrdi primerjava z izvirnikom. Če pa izvirnikov po obdelavi ne smemo uničiti je digitalizacija zelo vprašljiva, saj je zmanjšanje stroškov arhivskega prostora ena najpomembnejših prednosti elektronskih arhivov. Verodostojnost digitalnih dokumentov z izvirnikom lahko sicer dokažemo tudi na osnovi primerjave vsebine podobe z npr. vsebino knjige računov, dnevnika knjiženja itd.. Eden ključnih načinov za povečanje dokazne vrednosti digitalnih dokumentov je tako le zagotavljanje celovite revizijske sledi obdelave za vsak posamezen dokument. Da bi bil zajem dokumentov v elektronsko obliko čimbolj verodostojen, je treba slediti proces zajema skozi vse postopke obdelave, takšno revizijsko sled obdelave pa arhivirati kot sestavni del dokumenta v elektronskem arhivu. Za vsako fazo postopka je potrebno ugotoviti kdo in kdaj jo je izvedel.

Pri varovanju arhivskega gradiva je med tehničnimi postopki (kopiranje, mikrofilmanje ali skeniranje) treba zagotoviti posebno varnost. Do težav prihaja predvsem v arhivih, ki nimajo mikrofilmskih naprav in morajo kopiranje arhivskega gradiva po čitalniškem redu naročati pri zunanjih izvajalcih in pri tem zagotoviti poseben osebni nadzor. Posebej je treba opozoriti na vprašanje varovanja arhivskega gradiva v primerih, ko ga posredujemo za določene upravne postopke, npr., ko je treba na sodišču predložiti originalno arhivsko gradivo in ga temu primerno tehnično obdelati in zaščititi (konzervacija, restavracija, varnostno mikrofilmanje ali skeniranje, zavarovanje, sklenitev pogodbe, itd.) (Klsinc P. P., 2008, str. 68-74).

Po zunanjem izvajanju storitev arhiviranja papirnih dokumentov v elektronsko obliko se postopek prične z odpremo dokumentov v obdelavo. Zato je potrebno pričeti z izvajanjem revizijske sledi obdelave dokumenta s postopkom odpreme.

Posamezne faze in odgovornosti so naslednje (Pauletič. 2004, str. IV-72):
- odprema na obdelavo (delavec naročnika),
- transport dokumentov na obdelavo (oznaka zabojnika),
- sprejem dokumentov na obdelavo (pred pričetkom obdelave),
- skladiščenje dokumentov (skladiščni prostor in regal),
- tehnična in vsebinska priprava pred skeniranjem (oznaka pladnja),
- skladiščenje pladnjev (skladiščni prostor in regal),
- skeniranje (oznaka naprave, paketa),
- skladiščenje skeniranih dokumentov (oznaka paketa, direktorja, strežnika),
- skladiščenje izvirnikov po obdelavi (skladiščni prostor in regal),
- komisijsko uničevanje izvirnikov dokumentov ali pospravljanje v prvotno obliko,
- transport razrezanih dokumentov na razgradnjo ali vračilo izvirnikov nazaj stranki,
- preverjanje pravilnosti strojno zajetih podatkov,
- kontrola ustreznosti obdelav in kakovosti (digitalni podpis in časovni žig),
- uvoz dokumentov v elektronski arhiv naročnika ali ponudnika,
- zapis na medije in registracija medijev v elektronskem arhivu,
- transport in dobava medijev k naročniku.

V prihodnosti nameravajo iti podjetja, ki pogodbeno izvajajo digitalno arhiviranje za zunanje naročnike v smeri prevzema t.i. „sprejemnih pisarn“. Tovrstna storitev pomeni prevzem dokumentov iz poštnega predala naročnika, njihova celovita obdelava ter distribucija v naročnikovo podatkovno bazo. Sprejemna pisarna naj bi v prihodnosti predstavljala vez med klasičnim in elektronskim poslovanjem. Namen tovrstne ponudbe je razbremeniti naročnika poslovanja s papirjem.

Nekatere dokumente je potrebno dolgoročno ohraniti tudi v izvirni, papirnati obliki. Za uspešno izvedbo te storitve je nujno izgraditi fizična skladišča, ki so dobro varovana in zaščitena pred morebitnimi nesrečami (požar, potres, poplava…).

Kratka predstavitev podjetja

Pošta Slovenije je bila v preteklosti bolj kot po visoki tehnologiji znana po uniformiranih možeh, ki na kolesu, mopedu ali peš polnijo hišne nabiralnike. Ob besedi pošta najprej pomislimo na prenašanje sporočil. Znano pa je, da je slovenska Pošta po 500 letih delovanja ohranila vlogo prenašalca in jo kot eno največjih informacijskih podjetij razširila tudi na elektronske komunikacijske kanale ter elektronska sporočila.

Prehod na nov sodoben informacijski sistem Pošte Slovenije sovpada s časom, ko se je leta 1995 Pošta ločila od podjetja PTT. Takrat je bil informatiziran le čelni del Poštne banke ter nekateri procesi znotraj poštnih logističnih centrov, ki pa med sabo niso bili povezani. Z ločitvijo PTT podjetja se je Pošta veliko bolj tržno usmerila, največja težava pa je bila, da informatika ni morala pravočasno izpolnjevati naraščajočih zahtev uporabnikov glede novih storitev. Potrebovali so odprto in prilagodljivo informacijsko infrastrukturo, kateri bi lahko nove storitve hitro dodajali. Celoten informacijski sistem je Pošta postavila na novo, s stare osnove so prenesli le podatke. Največ pozornosti so namenili izvedbi Univerzalnega poštnega okenca, ki je podpiral standardne posle oz. procese na 1250 poštnih okencih.

Z leta v leto Pošta povečuje obseg in kakovost poštnih storitev, jih prilagaja specifičnostim strank in hkrati širi poštno omrežje. Določene storitve izvaja v sodelovanju s tujimi partnerji, kar omogoča še večjo odzivnost. V ospredju delovanja je zadovoljen naročnik. Klasične poštne storitve se v zadnjih letih nenehno dopolnjuje s sodobnimi elektronskimi storitvami. Pošta ima lastno IT in gradbeno infrastrukturo, s katero v celoti zagotavlja varno elektronsko poslovanje. Ima tudi registrirano javno certifikatsko agencijo z imenom POŠTA®CA, ki izdaja kvalificirana digitalna potrdila pravnim in fizičnim osebam. Pošta Slovenije na trgu nastopa tudi kot komercialni overitelj časovnih žigov. Preko varnih elektronskih predalov omogoča varno in zakonsko skladno posredovanje dokumentov v digitalni obliki med uporabniki sistema moja.posta.si in poslovna.posta.si. Kot ponudnik varne hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki ima pri Arhivu Republike Slovenije potrjena notranja pravila, s storitvijo E-Arhiv zagotavlja revizijsko varno hrambo digitalno podpisanih in drugih digitalnih dokumentov, ki so skladna z vsemi zakonskimi zahtevami na tem področju. Ponuja pa tudi najem nadomestnih informacijskih centrov z vso potrebno IT in komunikacijsko opremo.

Pošta Slovenije kot ponudnik e-arhiviranja

Zakonodaja določa, da mora vsaka oseba, ki izvaja zajem in hrambo digitalnega gradiva, pripraviti in sprejeti notranja pravila, s katerimi natančno opredeli vse organizacijske in tehnične postopke, ki jih pri tem izvaja.

Natančne zahteve zakonodaje so zavedene v KONTROLNEM SEZNAMU za potrjevanje notranjih pravil in preverjanje njihovega izvajanja ter izpolnjevanja pogojev za pridobitev akreditacije storitve v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki je objavljen na spletni strani Arhiva RS. V nadaljevanju so navedena nekatera pomembnejša področja, ki so za izvajanje e-hrambe opredeljena z notranjimi pravili. Tako je treba natančno opredeliti organiziranost osebja za izvajanje e-hrambe ter definirati njihove vloge, pooblastila in odgovornosti. Natančno je treba opisati vse postopke, ki opredeljujejo organizacijsko in tehnično izvajanje e-hrambe. Pripraviti in redno vzdrževati je treba oceno tveganj, ki mora zajemati najmanj podatke o strojni in programski opremi, prostorih, varovanju in človeških virih. Podatki o vseh informacijskih virih za izvajanje e-hrambe morajo biti ustrezno dokumentirani, popis pa je treba ažurno vzdrževati. Delovanje informacijskega sistema za izvajanje varne hrambe je treba redno spremljati in ga ustrezno dokumentirati. Natančno je treba opredeliti postopke ravnanja z informacijskimi sredstvi, ki določajo nabavo, namestitev, testiranje, prenos iz testnega v produkcijsko okolje in zamenjavo informacijskih sredstev. Posebej je treba opredeliti postopek odstranitve in uničenja nosilcev podatkov, na katerih se hrani digitalno gradivo. Vsak ponudnik, ki izvaja storitve e-hrambe, mora imeti sprejeto informacijsko varnostno politiko oz. sistem varovanja in upravljanja varovanja informacij (SUVI). Za izvajanje e-hrambe je treba pripraviti, vzdrževati in vaditi načrt neprekinjenega poslovanja (BCP). Opredeliti je treba, kako se zagotavlja varnostno kopiranje in restavriranje v primeru okrevanja po katastrofi (povzeto po: Interno navodilo, E-ARHIV Pošte Slovenije, 2008).

E-hramba se zakonsko izvaja skladno šele tedaj, ko se v notranjih pravilih opredeljeni postopki tudi dejansko izvajajo. Vsak subjekt, ki izvaja zajem in hrambo, mora sproti ažurirati vse spremembe in dopolnitve notranjih pravil, vedno pa takrat, ko se spremeni vsebina notranjih pravil (zamenjava opreme, sprememba organiziranosti, postopkov izvajanja itn.), ko se spremenijo veljavni predpisi, če to zahtevajo tehnološki napredek, spoznanja stroke ali se ugotovijo pomanjkljivosti obstoječih notranjih pravil.

Avtentičnost in celovitost hranjenega digitalnega gradiva Pošta Slovenije zagotavlja s časovnim žigosanjem vsake posamezne enote gradiva, ki se sprejme v e-hrambo. Z varnim časovnim žigom certifikatske agencije POŠTA®CA se vsakemu digitalnemu dokumentu doda natančno informacijo o času, s čimer se pravno veljavno potrdi, da je obstajal v času sprejema v hrambo. Sistem e-hrambe sam poskrbi, da se pred potekom veljavnosti obstoječega časovnega žiga gradivo ponovno časovno žigosa. Takšen način lahko neskončno ohranja avtentičnost, saj z vsakim ponovnim časovnim žigosanjem podaljša veljavnost digitalnega gradiva do datuma poteka veljavnosti novega časovnega žiga. Ob vstopu gradiva v sistem e-hrambe se samodejno preveri tudi veljavnost kvalificiranega digitalnega potrdila vsakega digitalno podpisanega dokumenta.

Vse aktivne komponente sistema e-hrambe so lokalno podvojene, kar zagotavlja njihovo neprekinjeno delovanje v primeru odpovedi. Ne glede na to pa obstaja še dodaten sistem e-hrambe, ki je nameščen na geografsko ločeni lokaciji. Takšen način omogoča, da v primeru večje oz. popolne odpovedi sistema na eni lokaciji, sistem na drugi v celoti zagotavlja nemoteno izvajanje storitve. Hkrati se na več kot 100 km oddaljeno rezervno lokacijo samodejno varnostno kopira vse hranjeno gradivo, ki omogoča reprodukcijo hranjenega gradiva iz varnostnih kopij. Vsaka enota gradiva se hrani na treh ločenih lokacijah, kar zagotavlja visoko stopnjo varnosti gradiva pred izgubo.

Prenos digitalnih dokumentov se v sistem e-hrambe pošilja po varnem transportnem kanalu, ki deluje na sporočilno osnovani varnosti, kjer se vsak posredovani digitalni dokument skupaj z metapodatki posreduje v obliki sporočila, ki je kriptirano in digitalno podpisano. Sporočilo se kriptirano in digitalno podpisano prenaša skozi celotno omrežje (tudi lokalno), torej od uporabniške aplikacije do aplikacije sistema e-hrambe. Takšen način je mnogo varnejši od SSL načina zaščite komunikacijskega kanala, kjer se med komunikacijskimi napravami uporabnika in ponudnika storitve kriptira samo transportni kanal, gradivo pa se po tem kanalu prenaša v običajni, nekriptirani obliki (Interno navodilo, E-ARHIV Pošte Slovenije, 2008).

Skupni varni prostor ima v primerjavi s porazdeljenimi (lastnimi) nedvomne prednosti. Podatki naročnikov so bolj varni predvsem zaradi tega, ker se varni prostor nahaja na fizično oddaljeni lokaciji in ker je zaradi več investitorjev praviloma tudi bolje zasnovan kot lastni varni prostor. Poleg tega se upravitelj varnega prostora s to dejavnostjo profesionalno ukvarja, kar tudi pripomore k večji varnosti naročnikovih podatkov (Rozman T., 2009, str.137-150).

hh

Sistem e-hrambe je varovan z večnivojskim sistemom za zaznavo in preprečevanje vdorov, kar onemogoča nepooblaščen dostop do gradiva. Dodatno je sistem e-hrambe varovan z naprednim protivirusnim sistemom, ki se redno posodablja. Do komponent lahko dostopajo samo pooblaščeni vzdrževalci, nameščene pa so v varnih informacijskih centrih, ki zagotavljajo visok nivo zaščite pred potresom, elektromagnetnim udarom, plini, tekočinami, prahom, vlomi in drugimi okoljskimi vplivi. Fizično-tehnična varnost se zagotavlja s kontrolo vstopa, obhodi varnostnikov, varnostnimi območji, senzorji gibanja, videonadzorom itn. Aktivna protipožarna zaščita uporablja posebni, za IT prilagojen gasilni sistem, ki ne ogroža IT-opreme in življenja ljudi.

Pošta Slovenije v osnovnem paketu e-arhiva nudi tudi (Interno navodilo, E-ARHIV Pošte Slovenije, 2008):
- Z ZVDAGA skladna e-hramba digitalnega dokumentarnega in arhivskega gradiva ves čas hrambe.
- Zagotavljanje avtentičnosti in celovitosti gradiva ves čas hrambe.
- Hkratna hramba vsake enote digitalnega gradiva na treh geografsko ločenih lokacijah.
- Časovno žigosanje posamezne enote gradiva z varnim časovnim žigom ob prejemu gradiva v hrambo; časovni žigi se ne zaračunavajo dodatno.
- Ponovno časovno žigosanje pred potekom obstoječega časovnega žiga; ponovno časovno žigosanje se ne zaračunava dodatno. Vsaka enota gradiva se za prenos od naročnika do E-Arhiva kriptira in digitalno podpiše.
- Samodejno preverjanje veljavnosti digitalnega podpisa vsakega dokumenta. - »On-line« dostop neomejenega števila pooblaščenih uporabnikov po principu 24/7; število uporabnikov se ne zaračunava dodatno.
- Samodejno razvrščanje gradiva po klasifikacijskem načrtu.
- Visoka razpoložljivost storitve; zagotovljeno je neprekinjeno poslovanje.
- Zagotavljanje okrevanja po katastrofi; varnostne kopije vsega gradiva na več kot 100 km oddaljeni lokaciji.
- Preprečevanje nepooblaščenih posegov v gradivo; visok nivo sistemske, aplikativne in fizično tehnične varnosti.
- Preprečevanje izgube gradiva; vsa oprema je najmanj podvojena in zagotavlja visoko zanesljivost.
- Materialna odgovornost ponudnika v primeru izgube gradiva.
- Preprečevanje vpogleda nepooblaščenim uporabnikom v vsebino gradiva.
- Materialna odgovornost ponudnika v primeru razkritja poslovne skrivnosti ali razkritja osebnih podatkov s strani ponudnika.
- Upravljanje s pravicami dostopa uporabnikov na vseh nivojih hierarhije strankinega arhiva; vsak uporabnik lahko dela na gradivu le dejavnosti, za katere je pooblaščen.
- Izvajanje verodostojnih in časovno žigosanih revizijskih sledi; spremljanje aktivnosti uporabnikov na gradivu.

Izvajanje e-storitev Pošte Slovenije

Da se sploh javnopravni ali poslovni subjekt odloči, da bo začel izvajati zajem in hrambo digitalnega gradiva, mora pripraviti natančno predhodno analizo, s katero bo ugotovil, ali razpolaga z vsemi potrebnimi viri, ki mu bodo omogočali zakonsko skladno izvajanje e-hrambe. Tako mora izvesti pripravo na zajem in hrambo, v kateri mora popisati vire gradiva, pripraviti študiji upravičenosti in izvedljivosti ter analizo tveganj in ukrepe za njihovo zmanjševanje. Na podlagi rezultatov, ki jih ugotovi v predhodni analizi, se lahko odloči, ali bo e-hrambo izvajal v lastni režiji, ali pa bo storitve raje najemal pri ponudnikih storitev e-hrambe.

Zunanje izvajanje storitev, pri nas bolj znano s tujko »outsourcing«, je v tujini dokaj uveljavljena praksa. V Sloveniji se mnogi poslovni in javnopravni subjekti le s težavo odločijo, da bodo katerega od svojih poslovnih procesov dali zunanjemu izvajalcu, saj želijo večino teh opravljati sami. V primeru, ko so predmet zunanjega izvajanja storitev e-hrambe in spremljevalnih storitev, je lahko težava v tem, da dokumentarno gradivo mnogokrat vsebuje zaupne informacije o poslovanju subjekta, podatke o naročnikih, osebne podatke, podatke o zaposlenih in druge pomembne informacije, ki za subjekt predstavljajo poslovno skrivnost. Razkritje teh informacij predstavlja tveganje za poslovanje subjekta, zato jih le s težavo zaupajo ponudnikom storitev e-hrambe. Prav gotovo pa bi moral vsak subjekt, ki bi želel e-hrambo opravljati samostojno, tako iz funkcionalnega kot iz stroškovnega vidika dobro razmisliti, ali lahko zadosti zahtevam zakonodaje, ali pa je bolje, da opravljanje storitve e-hrambe zaupa za to usposobljenemu kredibilnemu ponudniku (Godec B., 2009, str. 55-67).

Glede na to, da Pošta Slovenije zadnja leta gradi svojo prepoznavnost v okviru projektov internega poslovanja, daje predvsem poudarek brezpapirnemu poslovanju v vseh segmentih, kar ne pomeni le elektronsko poslovanje, temveč tudi ekološko ozaveščeno delovanje podjetja. Storitve elektronskega poslovanja ponuja na trgu, kjer se pojavlja kot že uveljavljen ponudnik storitev certifikatske agencije z digitalnim podpisovanjem in časovnim žigosanje ter storitev varne izmenjave elektronskih sporočil v okviru moja.posta.si in poslovna.posta.si.

Že dlje časa je Pošta Slovenije največji ponudnik storitev zakupa varnih sistemskih prostorov tako v fizični kot elektronski obliki. Pošta želi glede na že podpisane pogodbe osvojiti pomemben tržni delež predvsem na področju elektronskega arhiva. Izkušnje na tem področju kažejo, da je ozaveščenost poslovne javnosti glede uvajanja elektronskega arhiviranja v tem trenutku na zelo nizki ravni. Stranki ni dovolj kupiti le strežniške zmogljivosti in na njih hraniti elektronsko dokumentacijo, saj takšen način shranjevanja pomeni, da je dokazovanje avtentičnosti tega gradiva treba opraviti za vsak dokument posebej, v kolikor pa uporablja storitev elektronskega arhiva Pošte Slovenije, za nespremenljivost dokumenta jamči Pošta Slovenije. Trenutni kazalci kažejo, da tudi e-arhiv Pošte Slovenije beleži pričakovane rezultate.

Zaključek

Uspešnost poslovanja podjetja temelji na sprotnem sledenju tehnološkim spremembam, med katere sodi tudi področje elektronskega arhiviranja oziroma obvladovanja elektronskih arhivov pisne in elektronske dokumentacije.

Zagotovo bo razvoj na tem področju šel v smeri oddajanja tovrstnih storitev zunanjim ponudnikom, ki pa bodo prav gotovo izkoristili prednosti, ki jim jih nudi specializacija. Glavno prednost v okviru elektronskega arhiva pisne in elektronske dokumentacije bo podjetje občutilo v večji varnosti dokumentov, pri nižjih stroških hrambe, boljšemu poznavanju predpisov in tehnologije, natančnemu nadzoru in nenazadnje pri samem iskanju in uporabi dokumentov in informacij.

Sodobna pisarna bo v prihodnosti delovala izključno elektronsko, brez papirja. Vhodno pošto bo prevzel zunanji izvajalec, jo digitaliziral in posredoval v podjetje. Komunikacija med podjetji bo potekala v elektronski obliki, morebitne izhodne dokumente v papirnati obliki bo prav tako obdelal zunanji sodelavec. Za uspešno dolgoročno hranjenje elektronskih vsebin bodo morali ponudniki storitev digitalnega arhiviranja redno analizirati spreminjajoče se tehnološko okolje. Število institucij, ki se bodo ukvarjale s tovrstno dejavnostjo, se bo s časom zmanjšalo, preživele bodo le najboljše s certifikatom za zaupnost hranjenja.

Prav gotovo bo nastal tudi sociološki problem elektronskega arhiviranja oziroma življenja v t.i. digitalni dobi. Stvari, ki bodo hranjene na takšen način, nenadoma ne bodo več vidne, ne bodo imele oblike, vonja, zvoka, skratka ne bo jih mogoče otipati. Komunikacija bo postala brezosebna in bo sogovornika pogosto zaznamoval le njegov elektronski naslov.

Priprava literature

Zaposlena sem pri Pošti Slovenije in opravljam delo referentke za trženje. Ker je v zadnjem času zelo aktualna tema elektronsko arhiviranje podatkov in ker se s slednjim ukvarja tudi Pošta Slovenije, semi izbrala seminarsko nalogo z naslovom Pošta Slovenije – kot ponudnik e-storitev. Brez predhodnih informacij sem mislila, da pri pisnaju naloge z literaturo ne bo težav, oziroma, da je dostopna skoraj na vsakem koraku. Najprej sem se odločila kontaktirati interno knjižnico v Mariboru, da pridobim osnovne informacije delovanja našega e-arhiva. Ker je Pošta pričela aktivno poslovati aktivno z e-arhivom šele v letu 2008, je z gradivom zelo skopa, saj le-tega ni moč dobiti. Obstaja sicer interno gradivo, ki pa je dostopno le informatikom, ki so stacionirani na sedežu uprave družbe, to je v Mariboru.
V nadaljevanju sem se odločila, da pregledam rapoložljivo gradivo preko spleta. Pričela sem z Googlom in ugotovila, da je učinkovite literature oziroma informacij zelo malo in, da se le-te v pretežni meri ponavljajo. Nekaj več je gradiva v tujem jeziku, le-ta pa se razlikuje od posameznih arhivov, ki jih tuji uporabniki uporabljajo.
Nato sem svojo pot nadaljevala preko spletne strani COBISS-a, kjer sem bila nekoliko bolj uspešna, saj sem, na to temo, našla kar nekaj literature slovenskih avtorjev. Določeno literaturo sem si rezervirala in nato obiskala knjižnico, da sem lahko tudi fizično prelistala. Tako sem prejela začetno nit za pisanje naloge. Pri iskanju literature sem prišla do zaključka, da mi je veliko lažje knjigo (fizično) prelitati in izbrati posamezne povzetke, odlomke, kot pa le-te prebrskati preko spleta.
Pisanje naloge sem nadaljevala in pri tem poizkusila pridobiti še kakšno bolj uporabno informacijo oziroma literaturo, ki je ni bilo moč najti v študijski knjižnici. Iskanje literature sem nadaljevala preko spletne digitalne knjižnice - EBSCO HOST-a, a žal manj uspešno. Ker sta Pravilnik in Zakon o elektronskem arhiviranju v veljavi šele kratek čas, sem uporabnih oziroma relevantnih zadetkov prejela zelo malo. Tako sem pisanje svoje naloge nadaljevala s pomočjo iskalnika GOOGL-a in literature, ki sem si jo izposodila v študijski knjižnici Mirana Jarca ter preko prejetega Internega gradiva Pošte Slovenije.
Nalogo si želim nadgraditi v magistrsko delo, tako, da bom v nadaljevanju poizkusila pridobiti informacije in podatke strank, ki že uporabljajo ponudnika e-arhiva Pošte Slovenije, saj bom lahko le-tako primerjala dejanske podatke s podatki pridobljenimi v različnih literaturah ter primerjala teorijo in prakso tako s prednostmi kot tudi pomanjkljivostmi. Potrudila se bom, da bom pridobila uporabne podatke oziroma informacije preko različnih digitalnih knjižnic in le-te povzela v nadgradnji naloge.

Literatura

1. Berčič Boštjan: Kako v skladu z zakonodajo določiti postopke arhiviranja v pravilniku o arhiviranju dokumentov. DOK_SIS 2004, Ljubljana: Media. doc, 2004, str. V-1 – V-7.
2. Godec Branko: Zakaj e-hrambe ne boste izvajali sami, 24. Zbornik referatov Arhivskega društva Slovenije, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Dolenjske Toplice, 2009, str. 55-67.
3. Klsinc Peter Pavel: Varnost in varovanje v arhivih: veliko vprašanj, še več odgovorov, ATLANTI, Revija za sodobno arhivsko teorijo in prakso, Trieste, 18/2008, str. 68-74.
4. Krofljič Jernej, Jerman Blažič Aljoša: Varno arhiviranje elektronskih zapisov in storitve storitve elektronskih notariatov, DOK_SIS 2004, Ljubljana: Media. doc, str. VI-54 - VI-65.
5. Pauletič Igor: Obdelava in arhiviranje dokumentov pri zunanjem ponudniku – zagotavljanje verodostojnosti obdelav in sledljivost postopkov. DOK_SIS 2004. Ljubljana: Media.doc, 2004, str. IV-68 – IV-73.
6. Pošta Slovenije, Informacijske storitve, Interno navodilo, 2008.
7. Rozman Tomislav: Varna hramba digitalnega dokumentarnega gradiva v skupnem varnem prostoru: celovit pogled, ATLANTI, Revija za sodobno arhivsko teorijo in prakso, Trieste, 19/2009, str. 137-150.
8. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004, 98/2004.
9. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA),Uradni list RS, št. 30/2006.
10. Žumer Vladimir: Arhiviranje zapisov. Ljubljana: GV založba, 2001, str. 48.

Spletni viri:

1. www.posta.si - Informacijske storitve (dostopno 16. 4. 2010).
2. www.posta.si/opis-storitve/467/E-Arhiv-Poste-Slovenije (dostopno 14. 4. 2010).